Los organizadores de eventos en Mérida estamos conscientes de que planificar, organizar y en general gestionar un congreso no es una tarea fácil, tanto en su sentido administrativo, como en el ámbito protocolario del mismo. De entrada, es indispensable que especifiquemos en primera instancia lo que es un congreso, debido a que existen diferentes tipos de reuniones y encuentros que pueden confundirse con la definición del evento en el que nos centraremos en esta ocasión. Incluso en algunas ocasiones las empresas utilizan de forma inadecuada el concepto de congreso, para referirse a sus reuniones, seminarios o conferencias.

Congreso: una reunión de especialistas que debaten asuntos de interés

Un congreso es una reunión de técnicos de una determinada materia para intercambiar información y conocimientos, dura pocos días, generalmente tres y precisa de mucho trabajo de organización, por lo que es importante que un grupo de profesionales con experiencia lleven la batuta en la organización, debido a que son múltiples los temas que se deben resolver. Entre las características principales podemos destacar la exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias, entre otros.

Debido a que no puede haber un momento de ensayo, se convierte en un acto complejo.
Se compone de diferentes y extensos momentos protocolarios, pero en general podemos mencionar la recepción de los asistentes, la explicación de los objetivos del congreso, después se procede a la ejecución. Para las exposiciones se contará con oradores, diferentes encuentros entre los asistentes, así como despedidas. El evento está enmarcado en un exclusivo ambiente laboral.

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Planear un congreso, los básicos para un resultado magnífico
Por lo general, la organización de este tipo de reuniones se hace con mucho tiempo de antelación, ya que el número de participantes suele ser muy alto, comúnmente supera los cien participantes y se requiere tomar en cuenta muchas variables para reducir al mínimo los imprevistos. Es importante, empezar la organización del congreso con la suficiente antelación para cerrar y contratar cada uno de los elementos necesarios. Cuidar la puesta en escena es esencial para el comité organizador, buscando salones o auditorios de gran tamaño, así garantizamos una logística excelente.

Les compartimos algunos consejos para optimizar la organización del congreso y garantizar los mejores resultados posibles.

  1. Lo esencial: La fecha y el lugar
    Es necesario comprobar que no haya fiestas, ni puentes o que la fecha esté cercana a las vacaciones. Incluso verificar el pronóstico del clima para esas fechas también es un buen comienzo. Un buen consejo es tomar como referencia las fechas anteriores en las que la sociedad promotora ha realizado otros congresos, debido a que se suelen repetir en una determinada época del año. Otras consideraciones para hacer una buena elección de la fecha son las siguientes: Otros congresos similares de técnicos en la misma materia, así no juntamos eventos similares en fechas cercanas, por otra parte, los hoteles, salones y sedes en general suelen variar sus precios en función de la época del año en que se ha reservado la fecha. Además, es recomendable tomar en cuenta los diferentes congresos que se celebren en la misma ciudad.
  2. El lugar más indicado
    La elección de un lugar de celebración de un congreso puede ser múltiple o diversa. Desde el lugar donde se celebren desde su primera edición, hasta realizar la elección dependiendo de los medios con los que se cuenta, así como el lugar de la ciudad donde tendría lugar. Visitar varios escenarios es fundamental para encontrar aquel que se adecue a nuestro Como organizadores de eventos en Mérida y expertos en el tema, sabemos que cada congreso es diferente, así que respetar la esencia y particularidades de cada evento es primordial.
  3. Los ponentes y oradores profesionales
    Se trata de los técnicos o especialistas que expondrán sus conocimientos, tesis, trabajos o investigaciones al congreso. La elección es clave, pues de ellos depende el prestigio del evento. Es importante hacerles la invitación con tiempo, porque además de ser una medida de cortesía, hace más factible que aseguren su asistencia.
  4. La inscripción de los asistentes
    Gracias a los avances tecnológicos se han reducido muchos de los esfuerzos, por ejemplo, ahora es posible escoger una plataforma de inscripción en línea que permita realizar pagos virtuales y así evitar trámites lentos que obliguen a los participantes a enviar documentos escaneados, antes de poder confirmar su asistencia. En algunos casos es recomendable elaborar un formulario de inscripción que recoja toda la información necesaria para agilizar y optimizar la organización del congreso. Por ejemplo, deberá cubrir la potencial necesidad de un certificado de asistencia para presentar en una empresa, así como las reservas de habitaciones de un hotel. Lo ideal es brindar promociones y descuentos para alcanzar a tiempo un número satisfactorio de asistentes.
  5. Los patrocinadores
    Si es posible pensar en patrocinadores, se podrán crear las alianzas que favorezcan al éxito del evento, pero será importante establecer un plazo de por lo menos seis meses para comenzar a identificar posibles patrocinadores. Conseguir un patrocinador se basa en el poder de la persuasión y la empatía, para crear una propuesta atractiva y que se ajuste a los intereses concretos del patrocinador. Además, los patrocinadores tienden a apoyar eventos muy definidos, para asegurarse de que el retorno de su inversión será garantizada.

En Casa Santamarina contamos con años de experiencia en la realización de eventos y los congresos son una de nuestras especialidades. Nos distinguimos por ofrecer un servicio integral y nuestra organización puede incluir el servicio de audiovisual, iluminación, decoración, maestro de ceremonias, coffee break, canapés, así como el mobiliario más cómodo que se adapten al evento y proyecten una imagen de buen gusto.

En Casa Santamarina nos sentimos orgullosos de que nuestros clientes nos consideren la opción número uno como organizadores de eventos en Mérida. Les garantizamos profesionalismo en la asesoría, organización del congreso, así como cada etapa del evento, hasta llegar culminar en el día esperado con un éxito total.